Über den Autor: Christoph Püttgen ist Geschäftsführer der PUETTGEN Consulting GmbH, einer Beratung für Change Management, Personal- und Organisationsentwicklung mit Sitz in Köln. Seit 2000 begleitet er organisatorische Veränderungsprozesse in Konzernen, Mittelstand und Startups, in der Rolle des Managers, internen und externen Beraters/Coaches. Er ist agiler Coach, Professional Scrum Master und arbeitet seit 2015 als Digital Facilitator mit Cloud-basierten Tools für Konferenzen und Meetings.

 

Corona-Virus

Virtuelle Workshops: Aus der analogen Not eine digitale Tugend

Wie lassen sich virtuelle Workshops erfolgreich gestalten?
Christoph Püttgen gibt Tipps, welche Tools sich in der Praxis bewährt haben,
was die Grenzen virtueller Workshops sind und
wie sich Vertrauen am Screen aufbauen lässt.

virtuelle Workshops gestalten

 

Wie lassen sich virtuelle Workshops gestalten?

Workshops sind die Dreh- und Angelpunkte wichtiger Veränderungen in Teams oder Unternehmen. In Klausur gehen, die Stimmungslage erfassen, Veränderungsbedarfe reflektieren, strategische Herausforderungen diskutieren, in kleinen Gruppen gemeinsame Lösungen erarbeiten, und das über Stunden oder sogar über mehrere Tage: Von allen Meeting-Formen stellen Workshops die komplexesten Anforderungen an die virtuelle Umsetzung. Viele haben virtuelle Workshops lange Zeit für unmöglich gehalten. Und seien wir ehrlich, wir selbst auch.

Das Thema Nachhaltigkeit und die technische Entwicklung haben den Trend zu mehr virtueller Kommunikation beschleunigt. Letztlich aber bewirkt erst die Corona-Krise und die extensive Arbeit im Homeoffice eine neue Akzeptanz für virtueller Zusammenarbeit. Aus der analogen Not entwickelt sich eine neue digitale Tugend.

 

Was sind die Grenzen der virtuellen Zusammenarbeit?

Ganz allgemein liegt eine klare Grenze für die virtuelle Zusammenarbeit da, wo das Vertrauen fehlt. Ein sehr häufiger Fehler ist zu glauben, dass virtuelle Arbeit möglich ist, sobald ein Team über die nötigen technischen Tools verfügt.

Der entscheidende Faktor ist der Mensch. Die Fähigkeit, einander zu vertrauen und sich aufeinander zu verlassen, ist und bleibt zentral in der analogen wie der Online-Zusammenarbeit.

 

Was sind besondere Herausforderungen in der Moderation virtueller Workshops?

Unserer Erfahrung nach sind 80 Prozent der Informationsverluste in virtuellen Workshops die Folge vermeidbarer Technikprobleme: Sorgen Sie für eine Arbeitsumgebung mit gutem Licht, stabilem WLAN und großem Bildschirm. Ein gutes Headset und eine gute Kamera sollten Standard sein. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Funktionen einer Videokonferenz inklusive aller Komponenten wie Kamera und Ton gut beherrschen.

 

Wie kann man im Online-Workshop per Bildschirm Vertrauen aufbauen?

Konflikte und Frustrationen lassen sich leichter verbergen, wenn man sich weniger sieht. Für Führungskräfte virtueller Teams wie für Moderatoren von Online-Workshops gilt daher gleichermaßen: wir müssen Vertrauen aufbauen, indem wir im positiven Sinne berechenbar und transparent sind. Wir müssen, empathisch kommunizieren, offene und ehrliche Dialoge fördern und regelmäßig den Arbeitsfortschritt teilen.

Vertrauen bildet sich durch persönliche Begegnungen, durch den Smalltalk in den Kaffeepausen oder beim gemeinsamen Mittagessen. Wir sollten nicht unterschätzen, wie wichtig es ist, auch dafür in virtuellen Workshops Formate zu finden und Zeit einzuräumen. Ziel ist es, trotz der räumlichen Distanz Gemeinsamkeiten zu finden und eine Verbindung zu erleben. Zu diesem Zweck haben wir ein ganzes Arsenal virtueller Warm-ups und Energizer zusammengestellt.

Vertrauen wächst auch mit zunehmender technischer Vertrautheit. So investieren wir zu Beginn eines virtuellen Workshops ausreichend Zeit, das Funktionieren und die Funktionen der technischen Tools zu besprechen. Je weniger komplex die Toollandschaft, desto besser.

 

Welche Tools empfehlen wir für virtuelle Workshops?

  • Für das Plenum und die Breakout-Sessions haben sich Videokonferenzen mit Zoom, Skype oder Google Hangout bewährt.
  • Parallel dazu empfehlen wir Online-Chat-Programme wie Slack oder Microsoft Teams.
  • Essentiell sind virtuelle Whiteboards für die parallele Erarbeitung und Dokumentation von Gruppenergebnisse. Ideal sind Mural oder Miro.
  • Für ein schnelles und intuitives Erfassen von Stimmungen setzen wir auf Mentimeter. Es  fördert eine Interaktion auch mit sehr großen Gruppen und das Engagement auch sehr weit verstreuten Teilnehmenden.
  • Für eine cloud-basierte Datenspeicherung eignen sich Dropbox oder Google Drive, für den Datentransfer auch großer Dateien empfehlen wir WeTransfer.
  • Für das Vereinbarungen und Nachverfolgen von Todos schätzen wir Asana oder Trello. Sie helfen, nächste Schritte zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt transparent und nachhaltig zu machen.

 

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PUETTGEN CONSULTING GmbH

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