Ein Remote-Change-Workshop? Geht das überhaupt?
Ja, das geht! Nachdem wir unsere Artikel über Remote-Workshops veröffentlicht hatten, erreichten uns einige Fragen, welche konkreten Workshops online möglich sind. Dieser Beitrag ist eine Anleitung, wie man einen Remote-Change-Management-Workshop in acht Schritten praktisch durchführt.
Wir beschreiben unser Vorgehen so ausführlich, dass Sie es nicht nur Schritt für Schritt nachvollziehen, sondern die vorgeschlagenen Methoden auch selbst leichter anwenden können. Sind wir verrückt, unser geistiges Eigentum zu teilen? Wir glauben nicht. Wir möchten unsere Kund:innen und Kolleg:innen in schwierigen Zeiten wie diesen unterstützen. Wir glauben daran, durch Teilen zu wachsen – voneinander zu lernen und zu profitieren.
Bevor wir in die acht Schritte einsteigen, gilt ein besonderer Dank unseren Pionier-Kund:innen, die mutig genug waren, unbekanntes Terrain zu betreten. Not macht erfinderisch. Sie war auch die Mutter dieses Remote-Change-Management-Workshops.
Der Beitrag basiert auf einem Remote-Workshop für ein neu formiertes Führungsteam, bestehend aus einem Bereichsleiter und seinen sieben direkten Mitarbeitenden. Der Bereich hatte erst kürzlich eine größere Reorganisation durchlaufen. Zweck dieses Remote-Change-Management-Workshops war:
- Vertrauen im neu aufgebauten Führungsteam stärken
- Raum geben, um Bedenken auszusprechen
- Optimismus und Zuversicht in die Zukunft steigern
- Ein Leitbild für den Bereich entwickeln
- Gemeinsam eine Roadmap von Change-Management-Maßnahmen erstellen
Aus Datenschutzgründen haben wir Namen geändert und alle Daten anonymisiert.
Schritt #1: Was hast du in deinem Change-Rucksack?
Ziel: Die individuellen Change-Management-Ressourcen (re)aktivieren.
Als Check-in unseres Remote-Change-Management-Workshops bitten wir die Teilnehmenden, sich wieder mit ihren bereits vorhandenen Change-Management-Kompetenzen und -Ressourcen zu verbinden. Warum? Wir sind überzeugt, dass alle Menschen von Geburt an Veränderungsexpert:innen sind. Nur haben manche dieses vorhandene Wissen entweder vergessen, oder es fehlt ihnen schlicht an Zuversicht angesichts einer besonders herausfordernden Transformation. Deshalb beginnen wir damit, die Teilnehmenden über bedeutende Veränderungen in ihrem Leben oder frühere geschäftliche Transformationen reflektieren zu lassen, die sie bereits gemeistert haben. Das kann als Vorbereitungsaufgabe geschehen, bei der sich jede:r vorab individuell mit der Frage beschäftigt. Als subtiler Nebeneffekt müsste sich dabei jede:r mit Mural vertraut machen, dem zentralen Kollaborationstool, das wir nutzen. Alternativ kann es die erste Aufwärmübung sein, bei der sich zum Beispiel Zweierteams gegenseitig interviewen und ihre Erkenntnisse auf einem Mural-Canvas festhalten. Die Wirkung dieser Übung: Ein Team erkennt, wie viel Change-Management-Expertise und Resilienz ihm bereits zur Verfügung steht. Außerdem lernen sich die Menschen besser kennen, was zu einer positiven Bindung im Team führt.
Schritt #2: Wie würde ich unsere aktuelle Transformation symbolisch beschreiben?
Ziel: Einen Raum schaffen, um persönliche Gedanken und mögliche Bedenken zu besprechen.
Im Rahmen von mehr als 50 Change-Workshops haben wir unsere Teilnehmenden gebeten, einen Gegenstand mitzubringen, der ausdrückt, wie sie die laufende Transformation wahrnehmen. Wir haben die häufigsten Symbole ausgewählt, und Till Laßmann hat daraus Bildpostkarten gemacht, die wir im Seminarraum üblicherweise auf dem Boden auslegen. Glücklicherweise ist die Remote-Variante dieser Übung genauso wirkungsvoll und erfolgreich wie ihr klassisches Vor-Ort-Pendant. Wir haben Tills Zeichnungen auf einen Mural-Canvas gelegt und instruieren die Teilnehmenden einfach: „Bitte wählen Sie ein oder mehrere Symbole, die abbilden, wie Sie die aktuelle Situation wahrnehmen. Ziehen Sie sie in den dafür vorgesehenen Bereich des Canvas unter Ihrem Namen.” Nachdem alle gewählt haben, teilt eine:r nach dem:der anderen die Geschichte zu den gewählten Symbolen. Wir lieben diese Übung sehr, denn Menschen offenbaren erstaunlich viele relevante Informationen, wenn sie über die gewählten Symbole sprechen. In kürzester Zeit beginnen sie, den Elefanten im Raum anzusprechen und ihre Gedanken und Bedenken zu benennen. Am Ende der Übung reflektieren wir gemeinsame Themen und auffällige Muster, Gemeinsamkeiten oder Unterschiede. Den Menschen wird bewusst, dass ihre Kolleg:innen dieselben Beobachtungen machen und dass alle im selben Boot sitzen. Diese Übung erzeugt ein starkes Gefühl von gemeinsamem Verständnis und geteilter Dringlichkeit.
Schritt #3: Die berühmte Kübler-Ross-Kurve – wo stehe ich? Wo steht mein Team?
Ziel: Einen Überblick über die Gesamtsituation im Bereich geben.
Die Kübler-Ross-Kurve gehört zu den Klassikern unter den Change-Management-Werkzeugen. Ihr besonderer Charme: Die Teilnehmenden können ihre eigene Position und die Position der von ihnen geführten Teams im Verhältnis zu allen Mitgliedern des Führungsteams vergleichen. Das ermöglicht eine präzise Momentaufnahme des Gesamtbildes im Bereich. Auch hier nutzen wir eine großartige Zeichnung von Till Laßmann, die die Veränderungskurve und die jeweiligen Emotionen pro Phase darstellt. In die Mitte eines Mural-Canvas platziert, laden wir die Teilnehmenden ein, virtuelle Klebezettel auf die Kurve zu setzen – einen für die eigene Position, einen weiteren für die Position des Teams, das sie führen.
Schritt #4: Ein Pyramiden-Dialog, um das Why-Statement zu entwickeln.
Ziel: Ein Leitbild für den Bereich entwickeln.
Zur Vorbereitung dieses Termins führten wir mit jeder teilnehmenden Person ein individuelles Vorgespräch. Diese Interviews sollten eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Teilnehmenden und Moderation fördern. Zugleich halfen sie, die Ausgangslage des Führungsteams zu diagnostizieren. Es zeigte sich, dass es kein übergeordnetes Ziel gab, das die einzelnen Abteilungen verband und voneinander abhängig machte. Nach unserer Erfahrung ist das sehr häufig der Fall. Organisationen reden von Teams, führen und incentivieren aber nicht entsprechend. Streng genommen mag das Team unseres Kunden eine gute Gruppe gewesen sein, in der man sich vielleicht sogar sympathisch fand. Aber ein Team war es nicht. Wir wissen mit Sicherheit: Teambuilding ohne eine gemeinsame Mission, mit der sich alle identifizieren, bleibt nicht mehr als ein frommer Wunsch. Deshalb beginnt unser Change-Management-Workshop mit der Entwicklung eines Leitbilds. Zunächst dachten wir, das werde eine erhebliche Herausforderung für den Remote-Workshop. Doch ein Pyramiden-Dialog erwies sich als die richtige Lösung. Kleine Gruppen starten und verschmelzen iterativ zu größeren Gruppen, bis alle Ergebnisse schließlich in einem gemeinsamen Verständnis zusammenfließen – der Spitze der Pyramide. Alle Ergebnisse werden direkt in Mural mit virtuellen Klebezetteln festgehalten. Eine Person pro Dialog hat die Aufgabe, die anderen zu einem Videocall einzuladen und zugleich die Zeit im Blick zu behalten. In Anlehnung an Simon Sineks Ansatz „Start with Why” bieten wir drei Dialogrunden an:
Dialog 1: Worin sind wir gut, und wie tragen wir zum Leben anderer bei?
Dialog 2: Welche Wirkung haben diese Beiträge auf unsere Kund:innen?
Schließlich wurden in Dialog 3 alle einzelnen Faktoren zu Why-Statements zusammengeführt.
Mit der Abstimmungsfunktion von Mural wählte das Führungsteam die Why-Statements aus, mit denen sich alle identifizieren konnten.
Schritt #5: Zurück in die Zukunft: unser Bereich in einem Jahr.
Ziel: Die Teilnehmenden in den gewünschten Zielzustand versetzen und lösungsorientierte Maßnahmen für das künftige Handeln entwickeln.
Die bekannte World-Café-Methode bietet eine hervorragende Gelegenheit für interaktive Dialoge. Traditionell gibt es – wie in einem echten Café – mehrere Tische. An jedem Tisch gibt es eine:n Gastgeber:in, der:die neue Gäste begrüßt und kurz erklärt, was in den vorherigen Gesprächsrunden besprochen wurde. Um die Erkenntnisse festzuhalten, sind alle Gäste eingeladen, auf die Tischdecke zu schreiben. Die Gäste wechseln in jeder Runde und finden sich in neuer Mischung an einem neuen Tisch wieder. Nur die Gastgeber:innen bleiben an ihrem Tisch. Eine besondere Qualität von World Cafés ist die gleichzeitige und fokussierte Bearbeitung eines Themas. Durch den interaktiven Ansatz kristallisieren sich zentrale Ideen heraus, und selbst große Gruppen können sich partizipativ und ko-kreativ einbringen. Glücklicherweise lässt sich die World-Café-Methode auch für ein Remote-Workshop-Setting virtualisieren.
Entsprechend den klassischen Tischen definieren wir in Mural „Kanäle”, die jeweils eine:n Gastgeber:in haben. Gastgeber:innen und ihre Gäste haben wir für jede neue Runde zufällig zugeteilt. In der Praxis heißt das: Der:die Gastgeber:in lädt die Gäste zu einem Videocall ein. Die Ergebnisse ihrer Gespräche halten die Menschen mit virtuellen Klebezetteln auf dem Mural-Canvas fest. In Runde 1 versetzen sich alle Kanäle in die Zukunft – genauer: ein Jahr von heute an: „Über welches positive Feedback freuen wir uns in einem Jahr?” In Runde 2 nehmen die Gäste die Zukunftsperspektive der Kund:innen des Bereichs ein: „Wofür steht der Bereich in einem Jahr aus Sicht unserer Kund:innen?” Schließlich analysieren in Runde 3 alle Gruppen die Lücke zwischen dem gewünschten Zukunftszustand und der heutigen Situation: „Wo sehen wir den größten Unterschied? Welche konkreten Maßnahmen werden uns so erfolgreich gemacht haben?”
Schritt #6: Schlüssel-Handlungsfelder.
Ziel: Die gefundenen Maßnahmen clustern und die zentralen Handlungsfelder ableiten.
Mural hilft, alle Maßnahmen aus dem World Café zu sichten und zu sortieren. Zuerst kopieren wir alle vorgeschlagenen Maßnahmen auf einen neuen Mural-Canvas. Dann wenden wir die Methode „Silent Clustering” an. Das heißt: Alle dürfen die Klebezettel nach Themen sortieren, ohne zu sprechen. Wir empfehlen höchstens sechs Cluster, um den Überblick zu behalten. Nach wenigen Minuten stellt sich ein natürliches Gleichgewicht ein, und die Hauptcluster haben sich herausgebildet. Schließlich wählen wir prägnante, schlagwortartige Titel für die Cluster. Diese dienen als Dimensionen unserer Change Map aus Schritt 7.
Schritt #7: Die Change Map entwickeln.
Ziel: Gemeinsam eine Roadmap für die Zusammenarbeit gestalten.
Wir bilden zufällig zwei Untergruppen, um die in Schritt 6 identifizierten „Handlungsfelder” auszuarbeiten. Wie zuvor hat eine Person die Aufgabe, alle anderen Mitglieder der Untergruppe zu einem Videocall einzuladen. Eine Untergruppe konzentriert sich auf die ungeraden Dimensionen, die zweite auf die geraden. In beiden Untergruppen wird jede vorgeschlagene Maßnahme aus dem World Café operationalisiert und auf einer Zeitachse verortet. Pro Maßnahme hält ein Klebezettel den „Titel”, das „Ziel”, die „wichtigsten Stakeholder” und den „geschätzten Aufwand” fest.
Schritt #8: Das Backlog / die nächsten Schritte definieren.
Ziel: Gemeinsam eine Roadmap für die Zusammenarbeit gestalten.
Um die Dinge ins Rollen zu bringen, widmet sich der letzte Schritt unseres Remote-Workshops dem Transfer in die Praxis. Das Führungsteam legt gemeinsam fest, welche Aufgaben sich für den ersten Arbeitszeitraum (oder Sprint) qualifizieren. Eine Tabelle fasst zusammen, wer für welche:n Product Owner woran genau – und gegebenenfalls bis zu welcher Deadline – arbeitet.
Einige Anmerkungen
Aus unserer Praxiserfahrung lässt sich der gesamte Workshop auf zwei Vormittage aufteilen. Wir empfehlen Vormittage, weil wir gelernt haben, dass die Konzentration für ein Remote-Seminar zu Beginn des Arbeitstags meist besser ist. Denkbar ist auch, den Workshop in noch kleinere Einheiten zu teilen. Als logische Einheiten bietet es sich an, die Schritte 1 bis 3 und die Schritte 5 bis 7 zu bündeln. Schritt 4 würde für sich allein funktionieren. In jedem Fall sollte Schritt 8 die einzelnen Einheiten abschließen, um jeden Teilabschnitt mit einer Transferplanung zu beenden.
Mural hat sich als ausgezeichnetes Werkzeug mit schnellem Kundenservice erwiesen. In jedem Fall sollten Sie die Anwendbarkeit im gewünschten Unternehmen prüfen. Probleme mit dem Internet Explorer sind nicht selten. Auch der Google-Chrome-Browser verursacht gelegentlich Aussetzer, wenn man mit Browser-Erweiterungen arbeitet. Safari und Firefox funktionieren einwandfrei.
Ein weiteres großes Dankeschön geht an unseren wunderbaren Kollegen Till Laßmann, der uns dabei unterstützt, ansprechende und bedeutungsvolle Zeichnungen zu entwickeln. Dank Till sehen wir: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
Feedback ist herzlich willkommen!
